Archief voor oktober 2014

Verslag themadag PR en Communicatie

Op 30 september vond in Utrecht de themadag PR en Communicatie plaats met 34 deelnemers uit 17 afdelingen. De dag werd georganiseerd door de PR commissie bestaande uit Anne Joke Moojen (UVV Enschede), Philomeen Koumans(UVV Leeuwarden) en Sonia Sjollema (UVV Nederland). Centrale vraag: Hoe kunnen wij het rijk geschakeerde palet van activiteiten van de Unie van Vrijwilligers op een heldere manier onder de aandacht brengen? In verschillende workshops was ruimte om inspiratie en praktische handvatten te delen om de UVV naar buiten toe uit te dragen.

1+1 =3
De dag werd geopend door Sonia Sjollema met een korte toelichting gaf op het programma. De UVV bestaat uit meer dan 50 verschillende afdelingen. Elke afdeling heeft zo zijn eigen coleur locale en geeft op een eigen manier invulling aan de vrijwilligersactiviteiten passend in de lokale context. Toch zijn we verenigd in een Unie van Vrijwilligers omdat we samen staan voor goed en verantwoord vrijwilligers werk in Zorg en Welzijn, met oog voor de hulpvrager èn de vrijwilliger. De UVV is een vrijwilligersorganisatie door vrijwilligers en voor vrijwilligers, waar dagelijks 10.000 vrijwilligers een belangrijke maatschappelijke bijdrage leveren. Dat werk willen we op een goede manier over het voetlicht brengen, die verhalen zijn het waard om gedeeld te worden.

Inleiding over Verhaallijnen
Vanuit het uitgangspunt van het delen en verspreiden van verhalen over UVV Nederland werd een inleiding gehouden door Sigrid van Iersel van het bedrijf Verhaallijnen. Sigrid van Iersel zet verhalen in als onderdeel van de interne of externe communicatie van bedrijven en organisaties zoals C1000, de Nederlandse Spoorwegen, gemeenten en Politie. Maar zij werkt zelf ook als vrijwilliger van een hospice. Aan de hand van een verhaal van een bewoner van het hospice legde zij uit hoe je als organisatie persoonlijke verhalen kunt inzetten als onderdeel van je communicatie. Om meer financiële armslag te krijgen werd geen groots galafeest georganiseerd, maar werd besloten regelmatig ontbijttafelsessie te houden met relevante personen in de gemeente. Hiermee kon het hospice veel beter de kracht van de kleinschalige en persoonlijke benadering laten zien en goodwill creëren. Van de mooiste verhalen is uiteindelijk een kalender gemaakt en de ontbijtsessies zijn blijven bestaan. Goede verhalen zijn persoonlijk, roepen een emotie op en zijn herkenbaar. Een verhaal is vaak opgebouwd uit: een wens, een reis, een tegenslag, een wending (waardoor de tegenslag overwonnen wordt) en een slot met het bereiken van het gewenste resultaat. Verhalen kan je gebruiken in een nieuwsbrief, in een speech op een voorlichtingsavond, maar ook bundelen in een tijdschrift of een video op Youtube, of via Twitter of Facebook verspreiden.

Workshop 1. Tips voor een tekst of presentatie met pit
In deze workshop werd gekeken naar de concrete situaties waar bestuurders en coördinatoren mee te maken hebben en waarbij representatie en presentatie een belangrijke rol spelen. Het gaat dan om situaties zoals het voorzitten van een jaarvergadering, een projectleidersvergadering of een subsidievergadering. Of om persoonlijke gesprekken met wethouders, of juist situaties waar het gaat om werving, of introductie van vrijwilligers. Die momenten zijn vaak veel bewuster te gebruiken om een bepaalde sfeer neer te zetten of om een bepaal doel te bereiken. Belangrijk is je af te vragen welk doel je voor ogen hebt en daar je verhaal op af te stemmen: zowel qua inhoud als qua houding. Wil je mensen instrueren, enthousiasmeren, overtuigen, of vooral aanzetten om zelf kritisch na te denken? Erik Dekker en Yoni Siemons van Kernlab wisten naar aanleiding van de concrete vragen en voorbeelden van de deelnemers met veel humor, voorgespeelde situaties en tips duidelijk te maken wat belangrijk is om daadwerkelijk iets bij iemand anders teweeg te brengen. Afstemming tussen houding en inhoud van de boodschap zijn daarbij van wezenlijk belang. Verder boden ze veel concrete tips zoals: Werk met concrete voorbeelden en leg een duidelijke link tussen het voorbeeld en dat wat je wilt bereiken. Beschrijf een voorbeeld zo levendig en beeldend mogelijk, gebruik voorbeelden die voor de toehoorder herkenbaar zijn. Als je een appel op mensen wilt doen of mensen wilt enthousiasmeren put dan uit eigen ervaring zodat je woorden ook een gevoelswaarde kan meegeven en het verhaal ook binnenkomt bij het publiek.

 

Workshop 2. Deuren openen bij de pers
Theo Plasschaert, bestuurslid bij UVV Haarlem en werkzaam als sportjournalist, lichtte bij de start van de workshop de opbouw van het medialandschap toe. Het meest interessant is het om de contacten met de pers dichtbij huis op te bouwen, en dus van onderop te beginnen. Als iets lokaal de pers haalt kan het altijd nog worden opgepikt door de regionale of landelijke pers. Om nieuwsberichten in de krant of de plaatselijke radio/tv te krijgen is het allereerst belangrijk om een relatie met de pers op te bouwen. Leer de journalisten kennen die voor de lokale kranten schrijven. Nodig ze een keer uit om langs te komen, drink een kop koffie samen op een werkplek waar het vrijwilligerswerk ook zichtbaar is en vertel over de UVV vorm geeft aan de participatiemaatschappij. Probeer als het kan het mobiele nummer en het emailadres van verslaggevers te achterhalen. En gun ze van tijd tot tijd een primeurtje. Als er iets te delen is met de pers stel je een persbericht op en bel je het na. In een persbericht wordt de 5 x W besproken: Wie, wat, waar, wanneer en waarom? Nieuws kan in allerlei activiteiten zitten, in lopende activiteiten en in nieuwe ontwikkelingen. Theo gaf allerlei voorbeelden van activiteiten die door UVV Haarlem met de pers zijn gedeeld. Ook dat iets blijft bestaan kan nieuws zijn. In Haarlem heeft de gemeente ondanks de bezuinigingen besloten Tafeltje-dek-je te laten bestaan: dat heuglijke feit is in een gezamenlijk persbericht naar buiten gebracht.

Workshop 3: Social media (en de deelecomonie)
Online expert Marieke Karssen deelde in deze workshop haar kennis over digitale communicatie en de mogelijkheden voor vrijwilligersorganisaties. Veel websites leiden aan het euvel dat teksten te lang zijn en de nuttige informatie te ver verstopt of moeilijk te vinden is. Een goede website geeft direct op de homepage al een dwarsdoorsnede van wat er allemaal gebeurt en speelt in de organisatie. Wat je zoekt of wilt weten is nooit meer dan één klik weg. Zie bijvoorbeeld www.vrijwilligerswerk.nl. De gedachte achter social media is om kleine dagelijkse zaken met een grote groep mensen te delen. “Working out Loud”, of wel: laat zien waar je mee bezig bent. Gebruik je eigen vrijwilligers als bron van nieuws en verspreid deze mooie verhalen via soical media. Tenslotte is er nog de opkomst van de deeleconomie. Op het internet schieten overal platforms uit de grond die mensen die diensten aanbieden en mensen die diensten vragen met elkaar verbinden. Als je snel inzicht wilt hebben hoe dit werkt kijk dan dit filmpje.Marieke gaf verschillende nog verschillende andere voorbeelden.Centraal gegeven in deze deeleconomie: de tussenpersoon verdwijnt (platenmaatschappij, uitgeverij, reisbureau) of dit type organisatie durft een nieuwe rol te pakken. Wat betekent dit voor de rol van de UVV? In de discussie werd ingegaan of het vinden en binden van vrijwilligers het beste via de eigen site kan plaatsvinden, of dat het interessant is om ervaring op te doen met dit soort platforms om hulpvragers en vrijwilligers op een nieuwe manier aan elkaar te koppelen. Mogelijk vindt je hier een nieuw type vrijwilliger of krijg je zicht op nieuwe hulpvragen. De behoefte is uitgesproken een vervolg aan deze workshop te geven om deze gedachte verder uit te werken.

Workshop 4. Computerweetjes: van tekstverwerken tot het opmaken van nieuwsbrieven

Rachella Dubbeldam is werkzaam als freelancer binnen de kunst-, cultuur- en media sector. Zij gaf een workshop over het opmaken van nieuwsbrieven. Nieuwsbrieven zijn bedoeld om een specifieke groep te informeren. De nieuwsbrief is een middel en dus geen doel op zich en maakt deel uit van een communicatie strategie. Voordeel is de persoonlijkere benadering en een groot bereik. Het belangrijkste doel is het opbouwen van een relatie met klanten of leden. Zorg dat je nieuwsbrief een hekenbare opmaak heeft, die aansluit op de huisstijl. Het moet duidelijk zijn voor welke groep lezers de nieuwsbrief bedoeld is, zorg dat de nieuwsbrief steeds in dezelfde herkenbare opmaak verschijnt. Een nieuwsbrief wordt gescand van linksboven naar rechts onder. Belangrijkste vragen van de lezer zijn: wie stuurt me dit en staat er iets in wat ik wil/moet lezen? Dat moet direct duidelijk worden. Zorg voor een prikkelende titel en prikkelende sub-koppen per alinea. Gebruik geen foto’s die je zomaar van internet afhaalt. Wel kan je gratis stockfoto’s gebruiken van websites als: Flickr, Freeimages.com, iSTockphoto, Shutter stock. Als je een papieren nieuwsbrief wil maken, kan je gebruik maken van de templates die Microsoft in Word aanbiedt. Als je serieus met een nieuwsbrief aan de slag wilt is het ook te overwegen met Indesign te werken. Voor het versturen van elektronische nieuwsbrieven wordt Mailchimp veel gebruikt. Kies een bestaand template en pas het naar behoeven aan. Daarna is het alleen nog een kwestie van foto’s en tekst invoeren.

Afsluiting en borrel
Bij de afronding van de dag is teruggekeken op de workshops en gesproken over mogelijke behoeften aan vervolg activiteiten.

  • De afdelingen waren zeer tevreden over de dag en de kwaliteit van de workshops. In de workshops zou wat meer ruimte kunnen worden gereserveerd voor uitwisseling van kennis en ervaring tussen afdelingen.
  • Er is behoefte om aan de Workshop Social Media een concreet vervolg te geven. Het is zinvol te onderzoeken of afdelingen ervaring willen opdoen met digitale platforms waar hulpvragers en vrijwilligers elkaar rechtstreekst (Peer2Peer) proberen te vinden. Mogelijk vind je hier een nieuw type vrijwilliger of krijg je zicht op nieuwe hulpvragen.
  • Er bestaat behoefte bij afdelingen om via digitale media onderling contact te kunnen leggen en informatie te delen. Dit zou kunnen via de forumfunctie op intranet, of via de bestaande LinkedIn groep: https://www.linkedin.com/groups/UVV-Nederland-4895468/about
  • Een vervolgactiviteit zou kunnen zijn om deze media actiever te gebruiken en verder te professionaliseren.
  • De gedachte om verhalen en concrete ervaringen van vrijwilligers bewust in te zetten voor externe communicatie heeft verschillende afdelingen aangesproken. Deze verhalen zouden ook een onderdeel kunnen zijn van de gezamenlijke communicatie van UVV Nederland.
  • Er is gezamenlijke aandacht nodig voor een heldere (moderne) identiteit van de UVV om de positie van de UVV in de participatiesamenleving goed naar buiten toe uit te de dragen.

Als afsluiting geeft Anne Joke aan dat UVV Nederland een vrijwillig bestuur heeft met mensen die veel energie investeren om de gemeenschappelijke belangen van afdelingen te behartigen. De PR commissie heeft met veel plezier deze dag georganiseerd en wil graag blijven ondersteunen om de genoemde punten stap voor stap verder uit te werken. De kennis en betrokkenheid van de afdelingen blijft van belang om vervolgstappen te kunnen zetten. Anne Joke sluit de dag af met een gezamenlijk te maken puzzel die de dag samenvat en een brug vormt naar een enthousiast vervolg.